Paul Graham, founders dari YCombinator, menjabarkan bahwa atribut terpenting yang perlu dimiliki seorang startup founders ialah relentlessly resourceful.
Relentlessness adalah sebuah konsep atau hal yang mudah untuk diterapkan oleh kebanyakan entrepreneur. Karena sejak awal membangun bisnis, seorang entrepreneur sudah rela melakukan banyak pengorbanan dan melakukan pekerjaan dengan waktu yang panjang. Resourcefulness dari seorang pebisnis sering kali tidak dihargai, tetapi memberikan dampak yang paling luar biasa bagi bisnis. Resourceful entrepreneurs tahu bagaimana memanfaatkan sumberdaya yang dimiliki dengan cara terbaik, cepat mengatasi berbagai masalah yang datang, dan mencapai kesuksesan. Ketika uang selalu menjadi sumberdaya yang paling umum untuk dipenuhi, sebenarnya waktu adalah hal yang paling menakutkan bagi startup terutama para founders.
Maka dari itu, time manajemen menjadi hal penting yang harus dilakukan. Tetapi sebelumnya, kira-kira kenapa ya time management itu penting?
Bayangkan Jika seorang software engineer akan segera merubah nama menjadi new founder. Ia baru saja keluar dari pekerjaan tetapnya untuk memulai startup nya sendiri. New founder tentunya butuh banyak sekali waktu tak terhitung untuk berbincang dengan berbagai konsumen potensial terkait masalah yang dihadapi hingga akhirnya memberikan solusi dengan membuat software unik yang memenuhi kebutuhan mereka. Setelah software tersebut siap dengan program beta, baru siap untuk diluncurkan ke pasaran.
Setelah semua hal ini dilakukan, beberapa hal tak terduga perlu dipersiapkan oleh new founder.
New founder mulai mengetahui masalah-masalah yang muncul dari produk setengah jadi miliknya. Mulai melakukan pencatatan terkait list masalah, bugs, dan beberapa hal lain yang perlu diselesaikan. Secara bersamaan juga New Founder perlu menyelesaikan beberapa hal lainnya seperti marketing, business development, accounting, dan human resources. Menyelesaikan semua pekerjaan tersebut dengan membuat 12 jam sampai 14 jam kerja dalam satu hari terasa tidak cukup. Banyaknya masalah yang harus ditangani dan waktu yang selalu terasa kurang bisa membuat new founder burnout.
Karenanya, seorang entrepreneur harus dapat melakukan time management yang baik. Seorang entrepreneur tahu membuat goals yang baik dan mencapainya dengan cara yang efisien secara delegasi dan memberikan fokus secara intens.
Berikut adalah beberapa tips manajemen waktu yang dapat diterapkan untuk memaksimalkan waktu yang ada.
1. Bekerja pada masalah yang tepat
Banyak sekali blog ataupun buku yang membahas secara detail terkait manfaat dalam membuat goals atau tujuan. Berbagai eksperimen dari suatu studi pun menyatakan bahwa membuat goals atau tujuan dapat meningkatkan achievement yang diinginkan. Sebagai contoh, Seorang mahasiswa membuat list yang berisikan runtutan cara untuk mencapai goalsnya. Dalam list tersebut ia menjabarkan cara dan strategi yang akan ia gunakan untuk mencapai tujuannya.
Setelah empat bulan berlalu, mahasiswa ini berhasil menjalankan seluruh rencana dan strateginya dan mendapatkan nilai 30 persen lebih tinggi dibandingkan dengan goals atau tujuan yang ingin dicapai dalam nilai akademis. Malah yang dapat diketahui dari cerita tersebut adalah kebanyakan startup menargetkan goals atau tujuan yang salah atau bahkan tidak memiliki strategi spesifik untuk mencapai goals.
Sebagai contoh, Eric Ries memutuskan untuk mengelola sebuah blog untuk memperoleh revenue tambahan. Padahal hal ini belum tentu bersesuaian atau sejalan dengan kebutuhan early startup stage.
Revenue dengan nilai 1 juta dolar tentunya lebih baik dari 30 ribu dolar, tetapi coba bayangkan jika sebenarnya keduanya memiliki nilai yang sama dalam value bisnis. Revenue 30 ribu dolar memberikan attraction luar biasa terhadap niche market dibandingkan dengan strategi yang dilakukan untuk mendapatkan revenue 1 juta dolar.
Memahami akan hal ini, Eric Ries akhirnya membuat kerangka kerja Startup miliknya menjadi lebih ramping untuk membantu bisnisnya bisa lebih fokus pada tujuan. Menginvestasikan waktu pada development produk dan service secara langsung kepada konsumen, startup tidak akan membuang waktu atau dana lebih besar lagi ketika ingin melakukan launch produk baru. Karena hubungan dengan konsumen sudah terjalin dengan baik dari hubungan sebelumnya.
Untuk memaksimalkan waktu, startup dirasa perlu untuk merampingkan kerangka kerja perusahan.
2. (Hampir) Selalu katakana “Tidak”
Dapat dipahami bahawa banyak orang akan selalu menjawab “Ya” pada setiap pertanyaan hanya karena jika menjawab “Tidak” perasaan menjadi tidak nyaman.
Para pekerja kantoran pada umumnya menerima lebih dari 120 email per harinya, jika semua harus dijawab dengan “Ya” konsekuensinya akan sangat berat untuk banyak orang, terlebih lagi untuk sebuah startup. Successful entrepreneurs akan sadar akan pentingnya menolak atau mengabaikan distraksi untuk mencapai tujuan. Bahkan sangat perlu untuk menyatakan “Tidak” pada semua tawaran yang tersedia jika hal tersebut tidak bersesuaian.
Kebanyakan masalah yang dihadapi oleh Tech Startup adalah sulit mengatakan “Tidak” tetapi terus menyatakan “Ya” pada berbagai ide baru yang produknya tidak kunjung Launch juga.
Lebih parahnya lagi, banyak startup yang mencoba menambahkan berbagai fitur baru pada produknya tanpa memperpanjang waktu untuk mempertimbangkan masalah technical yang harus dikerjakan. Akhirnya biaya produksi kemungkinan akan meningkat . Disaat yang bersamaan pula produk menjadi lebih sulit untuk konsumen mengerti dan membutuhkan edukasi khusus dengan cara promosi tambahan atau lain sebagainya.
Cara terbaik untuk mengatakan tidak ialah dengan berkomitmen pada produk unggulan. Produk tersebut tentunya sudah mengikat ketertarikan beberapa konsumen sesuai dengan kebutuhan mereka secara spesifik. Ketika produk unggulan sudah cukup stabil, beberapa produk baru yang sudah melalui tahap uji coba bisa mulai dipasarkan secara bertahap.
Step ini juga termasuk dalam merampingkan kerangka kerja startup sehingga tidak ada produk yang ditangani secara kewalahan ataupun waktu terpakai secara berlebihan.
3. Memberi Delegasi Secara Cepat dan Sering
Kebanyakan Startup dimulai dari satu atau dua orang dan dikerjakan dengan waktu kerja yang panjang, hal ini membuat seseorang merasa sangat terikat atau bisa disebut Self-enhancement bias.
Semakin sering seseorang mengambil peran dalam development suatu produk, semakin kuat ikatan antara produk dan seseorang tersebut. Karenanya mendelegasikan tanggung jawab menjadi suatu hal yang sangat sulit. Walaupun sudah menemukan orang yang tepat untuk memberikan pertolongan dengan rekrutmen, tetapi terkadang mengontrol seseorang juga cukup sulit untuk dilakukan bahkan untuk hal-hal kecil.
Cara paling mudah untuk memulainya ialah dengan memberikan delegasi pada hal-hal kecil terlebih dahulu sehingga self enhancement bias dapat berkurang.
Sebagai Contoh, jika suatu startup memiliki software sebagai aplikasi jasa dan memilih untuk mendelegasikan jasa ini pada perusahaan lain yang memiliki jasa yang sama maka startup tersebut dapat jauh lebih fokus pada pengembangan produk tanpa perlu menghabiskan banyak waktu pada detail berjalannya produk jasa tersebut.
Untuk para Startup Founders, bisa memulai dengan mendelegasikan pekerjaan sederhana seperti scheduling meeting, sorting email dan berbagai pekerjaan assist lainnya. Walaupun sederhana pekerjaan seperti ini cukup bisa memakan waktu dan fokus bagi founders. Jika pekerjaan ini bisa dibagi tentunya waktu dapat terealisasi untuk fokus goal utama.
Hal lain yang bisa dilakukan ialah dengan Outsourced. Kebutuh seperti customer support bisa dilakukan dengan outsourced. Tetapi jika suatu perusahaan membangun sendiri customer service sendiri hal ini bisa terasa lebih personal bagi konsumen.
4. Menghindari Gangguan pada Pembiayaan
Bukan lagi sebuah rahasia kalau meeting merupakan kegiatan yang cukup menghabiskan waktu, terlebih lagi bagi para early startup stage.
Atlassian mendapatkan penemuan bahwa rata-rata para pekerjanya melakukan 60 meeting dalam waktu 1 bulan yang mana memakan waktu sekitar 30 jam. Sebagian besar dari pekerja pun kalau kegiatan meeting memang cukup memakan waktu. Serta sepertiga dari pekerja tidak cukup fokus saat melakukan meeting.
Kegiatan meeting memang cukup memakan energi. Kini startup harus fokus pada meeting dengan durasi yang pendek, sering, dan informal dibandingkan dengan meeting formal dengan waktu yang panjang dan fokus menaikan kecepatan project.
Sebagai contoh, kebanyakan kantor saat ini melakukan meeting pagi hari selama 10 menit untuk membagikan updatenya masing-masing dan apa yang akan dikerjakan hari ini atau kendala yang dihadapi. Seperti itulah yang harus seharusnya dilakukan startup.
5. Box Your Time
California State University melakukan penelitian kepada 300 mahasiswa terkait natural environment selama 15 menit pada tahun 2019.
Setelah melakukan tracking setiap menit, penelitian ini menemukan bahwa selama 15 menit rata-rata seorang mahasiswa hanya bisa fokus selama 3 menit dan sebagian besar distraksi muncul dari teknologi. Maka dari itu, cobalah kondisikan keadaan agar distraksi tidak mudah terjadi. Ketika hal-hal yang memberikan distraksi sudah diketahui, coba hindari agar time management bisa terlaksana dengan baik.
Ada banyak sekali Teknik yang dapat dilakukan untuk melakukan time boxing, salah satu yang paling efektif ialah “The Pomodoro Technique”. Teknik ini dapat dilakukan dengan melakukan waktu interval dalam bekerja selama 25 menit dan istirahat selama 5 menit. Dilakukan sepanjang hari dan lebih panjang ketika waktu istirahat makan siang. Untuk melaksanakan metode ini, ada beberapa aplikasi yang dapat membantu melakukan tracking dalam menjalankannya.
Strategi ini jika diterapkan dengan baik dapat membantu meningkatkan waktu kerja yang lebih efisien. Tetapi tentunya masih banyak Teknik lain yang dapat digunakan dalam melakukan manajemen waktu.
Jadi, semangat untuk melakukan manajemen waktu yang baik sehingga pada saat-saat seperti ini produktivitas tetap dapat berjalan dengan maksimal. Selain itu sebagai upaya untuk menggapai tujuan utama startup segera tercapai. #Staysmart dan tetap #dirumahaja yaa.
Artikel ini disadur dari https://www.eurovps.com/blog/time-management-startups/
https://www.atlassian.com/time-wasting-at-work-infographic,